これは、伝え方が下手だったぼくが、シンプルな伝え方を心がけることで仕事を円滑に進められるようになった人生経験を記事にしたものです。
- 上手に言いたいことを伝えられるようになりたい
- 伝え方が下手なことをなんとかしたい
このように思っている人が「伝え方がこれ以上下手にならないように」この記事を読んで欲しいです。
特に、サラリーマンの人で「伝え方が上手になりたい」と考えている人は、非常に参考になると思います。
伝え方が下手だったぼくの経験は、
- 自分の言いたいことが、相手に上手く伝わらない
- 伝え方が下手な自分を変えて、仕事を効率化したい
と、思っている人の悩みを解決するのに役立つはずです。
今あなたが仕事で伝え方に悩んでいるのならば、シンプルさを武器にすると仕事が円滑に進むという学びを得られると思います。
- 要点をまとめると、本当に言いたいことが伝わりやすい
- 相手にイライラされないためには、手短を心がける
- シンプルに伝えると、テンポが良くなって時間の短縮になる
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Contents
ひとこと多いせいで仕事がスムーズに進まなかった社会人の体験談
ぼくは、仕事で物事を伝えるとき、ひとこと付け加えてしまう癖がありました。
得た知識を惜しげも無く披露したがるタイプ
自分が得た知識を、相手に「全て」伝えたい人間でした。
自分の知識をひけらかしたい気持ちもありましたが、そのほうが相手に喜んでもらえると考えていたからです。
- 知っていることは全部話したほうが、相手がきっと喜んでくれる
- 物知りと思われたほうが、印象が良くなりそう
このように考えていました。
この頃のぼくは、相手に情報を与えることが大好き。
たくさん情報を与えれば、その分相手が喜んでくれると考えていました。
教えてあげて喜ばれる快感を覚え、調子に乗る
自分の知識を相手に提供することで、喜んでもらえている。
その感覚がとても気持ち良かったため、ぼくはどんどん調子に乗っていきました。
- たくさん勉強して、たくさん知識を提供しよう
- 喜んでもらえるためには、情報提供の「量」が必要だ
このように考え始めます。
そして実際に、相手に喜んでもらえることもあったと思います。
ですが、少し引っかかる点も。
もしかしたら相手が喜んでくれていると思い込んでいるだけなのでは？と。
情報を詰め込みすぎて伝え方が下手くそに
そんな調子過ごしていたのですが、ある日上司に呼び出され、お説教をされました。
- メールも会話も、言いたいことが伝わってこない
- 伝え方が下手くそ
正直ショックでしたが、思い当たる節があったことも事実です。
自分の話や知識に、酔っていた感がありました。
たくさんの情報を伝えれば良いと思っていましたが、それは大きな間違い。
要点をまとめられていない話やメールは、相手に不満を募らせていたことに気がつきます。
余計なひとことを省くことで伝え方が改善、仕事が円滑に進むように
上司から指摘されたことで、ぼくは話し方やメールの書き方について、イチから考えるようになりました。
シンプルさを意識し、癖になっていた「余計なひとこと」を省くことを心がけます。
具体的に実践したのは、以下の通りです。
- 結論から話し始めるようにする
- 要点をまとめてメールを書くようにする
少しずつ話し方やメールを改善していくことで、だんだんとシンプルにまとめることができるように。
そして相手にわかりやすく、要点をしっかり伝えることができるようになりました。
その結果、仕事効率化に繋がり、コミュニケーションも円滑に進められるようになったことを覚えています。
シンプルな伝え方を心がけたら仕事が円滑に進む3つの理由
では、前述した伝え方が下手だったぼくの人生経験から得た「学びや気づき」をお伝えしたいと思います。
- 要点をまとめると、本当に言いたいことが伝わりやすい
- 相手にイライラされないためには、手短を心がける
- シンプルに伝えると、テンポが良くなって時間の短縮になる
以上の3点です。
ひとつひとつ、解説していきます。
要点をまとめると、本当に言いたいことが伝わりやすい
伝え方が下手だと、相手に本当に伝えたいことがぼやけてしまいます。
メールや話の真の目的は、知識のひけらかしではありません。
伝えたいことを確実に相手に伝える、これが目的です。
シンプルな伝え方を意識することによって、相手に本当に言いたいことが伝わりやすいです。
たくさんの情報を伝えてしまっては「結局何が言いたいの？」となってしまいます。
少しでもシンプルな伝え方を意識することによって、下手な伝え方を改善することができます。
相手にイライラされないためには、手短を心がける
実際にぼくが上司に怒られた経験です。
話が長いと、単純に相手にイライラされてしまいます。
ひとことふたことで終わる話なのに、長々と話されるとうんざりしてしまいますよね。
ぼくの場合、メールでも話でも、とても回りくどかったと思います。
たくさんの知識があって全部伝えようとすると、つい長話をしてしまったり、長文のメールになってしまいます。
知識の自慢にならないように、できるだけ簡潔な伝え方をすることが大切。
話の内容がどんなに正しくても、相手にイライラされてしまっては円滑なコミュニケーションが取れません。
シンプルに伝えると、テンポが良くなって時間の短縮になる
シンプルな「話し方」や「メールの書き方」を実践することの大きなメリット。
それは、会話やメールのテンポが良くなることです。
会話のキャッチボール、大事ですよね。メールに関しても、ポンポンと話が進むと気持ちが良いものです。
話のテンポが良くなると、それだけで時間の短縮にも繋がります。
そうすることで、業務効率化にもなるのです。
仕事をする上で、知識も大切ですがテンポやリズムも大事。
気持ちの良いテンポを意識して、どんどん業務効率化とスピードアップを目指しましょう。
相手に分かりやすく伝える方法や上手な伝え方のコツを7つ紹介
情報や考えを伝えるのであれば、相手にちゃんと理解してもらわないといけません。
そのためには、いかに「分かりやすく」相手に伝えるかが重要なポイントです。
すぐに実践できる伝え方やコツを7つご紹介するので、仕事や会話の中で実際に試してみてください。
伝えたい情報を見失わない
よくある失敗が、本当に伝えたい情報がブレることです。
長々と話していると「結局何がいいたかったのか？」となってしまった経験はありませんか？
自分が相手に伝えたい情報を迷子にしてしまわないように、会話の最中も「伝えたい本質」に意識を向けるようにしてみてください。
話の伝え方や要件はまず「結論」から
話の伝え方や要件を伝える上で、意識したいのは「まず結論から話す」ということです。
結論を先に言って、その後に理由を言うのがおすすめ。
結論を先に言ってしまえば、本当に伝えたいことがブレるケースを減らせます。
相手への伝え方は、理解してもらうのを最優先
たまにあるのが、伝えることに一生懸命になってしまい、話すことで満足してしまうケース。
相手に理解してもらわないと、ちゃんと伝えたことにはなりません。
相手に理解してもらって初めて「ちゃんと伝えた」ということになります。
決して「話しただけで満足」とならないようにしてください。
分かりやすい言葉の伝え方をする
無駄に専門用語を使っていませんか？
知識のひけらかしや、無意味な横文字はできるだけ避けましょう。
どんな相手でも理解できるような言葉を使い、相手に分かってもらうのを最優先にしてください。
本の内容を伝える場合は、要約して伝える
本で読んだ情報、そのまま伝えていませんか？
分かりやすく伝えるためには、本の内容を要約して、分かりやすく伝えましょう。
一度自分の中で本の内容を理解して、噛み砕いて会話をするのがおすすめです。
電話は顔が見えないので、声を大きめに
電話で情報を伝えるときは、声を大きめにしましょう。
顔が見えない分、表情や口の動きが分からないので、理解してもらいにくいです。
電話で相手に情報を伝えないといけない場合は、顔を合わせて会話するよりも大きな声を心がけてみてください。
自分の気持ちを伝える方法の一番は、率直さ
気持ちを伝えるのが苦手…という人は、あれこれ考えなくても良いと理解してください。
率直に自分の気持ちを伝えるほうが、感情を伝えやすいです。
あれこれ考えるよりも、まずは率直に、素直な気持ちを伝えるようにしてみてください。
まとめ
いかがでしたか？
伝え方が下手だったぼくが、伝え方をシンプルにしたことで分かった「学びや気づき」は以下の3つです。
- 要点をまとめると、本当に言いたいことが伝わりやすい
- 相手にイライラされないためには、手短を心がける
- シンプルに伝えると、テンポが良くなって時間の短縮になる
「伝え方が下手な自分をなんとかしたい」
そう考えている人は、伝え方をシンプルにすることを心がけてみてはいかがでしょうか？
