上司のメールの最後はどっちするのが正解？返信に悩んでいた私が得た3つの学び

これは、小心者の私が上司へのメール返信はどこまでしたらいいのか迷っていた人生経験を記事にしたものです。

 

• 下っ端の自分でメールを終わらせないとだめかな
• メールやり取り長引かせてうざくないかな

 

と、このようにいつもメールの返信に迷っている人に、この記事を読んで欲しいです。

 

特に、メールでも上司に良い印象を持ってほしいと悩んでいる方に参考になると思います。

 

私のこの人生経験は、

• いちいちメール返信とか面倒なことで悩むことがなくなる
• 上司に良い印象を与えることが出来る

 

と、社会人マナーが分からない「ゆとり世代」と思われたくない方に役立つはずです。

 

今あなたが「上司に嫌われたくない」「今後スムーズに連絡報告をするため」の学びがあると思います。

 

まずは私の毎回メールのやり取りにいちいち悩んでいた経験について話します。

上司の返信はどっちが終わらせるか問題に悩んでいた体験

元々私は小心者で、相手の顔を窺う・相手に嫌われたくないという傾向が強い人でした。

 

そんな私が大卒新社会人として就職したのは、電力会社の顧客管理の事務。

 

自分の上司だけでなく、目上のお客様への連絡などメールでのやり取りの頻度はかなり高かったです。

 

新社会人で上司とのメールの終わりに悩む

こちらからの報告・連絡、上司からの指示などはほぼメールでのやり取り。

 

メールは相手の顔や状況が分からない分、どんな風に返信したら正解なのか、初めの頃は返信に戸惑っていました。

 

• 上下関係に厳しい人
• 仕事のやり取りは最低限でいい派
• 常にコミュニケーションに気を遣っている人

 

など色んな人がいます。

 

相手を予想してメールをしてみたり、1個上の先輩に相手について聞いてみたりして、探り探りでやり取りをしていました。

 

とは言え、それでメール返信が楽に出来ていたわけではなくて、いつも最後の締めのメールはどう終わるかに悩んでました。

 

 

とすごく小さなことで時間をとられていました。

 

周りの目上の人に聞いてみた

正解が分からず、上司と同じような年齢・役職の人に聞いてみる事にしました。

 

 

と、広告代理店の代表（60代）。

 

 

と、自営業の代表（50代）。

 

 

と、教師歴20年の姉。

 

人によってまちまちで、あんまり参考にならない結果に。

 

結局のところ、相手をよく見て返信するしかないようでした。

 

 

逆方向へ気を遣って怒られ、失敗

繁忙期のある日、いつものように上司への報告メール。

 

忙しそうだし、メールは報告したらあまり長引かせないようにしよう。

報告内容もまとめて送ろう。

 

と上司の忙しさを考えて、メール頻度は少な目、メールの最後も上司からの「確認しました」という返信で終えていました。

 

すると上司から1通のメールが。

 

 

・・・上司を気遣ったら逆効果になってしまいました。

 

確かに、忙しいからこそ私の進捗なんて全く分からないし、仕事の割り振りや納期設定も出来なくなってしまいます。

 

相手が忙しい＝メールを読むひまがない＝送らなくてもいい

 

という単純な話ではなかったようです。

 

 

気を遣いまくって成功

また、他の取引先の目上の方とのやり取りでは、毎回必ず私から終えるようにしていました。

 

とある日、その方とお会いする機会があり、言われたのが

 

と、笑顔で挨拶してくれました。

 

相手は見た目が怖そうな年配の方でしたが、言い方はとても優しく安心しました。

 

 

 

あと、このたった1アクションがなかったせいで相手からの信頼が失われることがあっても、1アクション起こしたことで失われることは少ないとも思いましたね。

 

強いて言うなら、「バカ真面目」と言ったところでしょうか。

 

メールはどっちが先に終わるか地味に悩んでた体験から得た3つのこと

この人生経験から学んだことはこの3つ

 

• 基本自分から終える
• 終わり方よりも言葉遣いやレスポンスの速さ重視
• 定型文を作っておく

 

それぞれ説明していきます。

 

 

迷ったら自分から終わらせる

「返信しなくて失礼な人の印象をもたれないかな」

「余計なメールで相手を面倒くさがらせないかな」

 

と悩んでいるくらいなら、自分から終わらせてしまいましょう。

 

一般的に考えて、自分から終わらせなかった時のデメリット＞自分から終わらせた時のデメリット、であると言えます。

 

バカ丁寧にして、悪い気を起こす人はあまりいません。

 

また、知り合って最初の頃はお互いを知らない分、ちょっと丁寧過ぎても「こっちを気遣ってるのかな」「新入社員だしよく分からないんだろな」と少しは見逃してくれます。

 

逆に返信が足りない事を見逃してくれるかは、微妙なところです。

 

メールの言葉使いや速さに注意する

私が繁忙期の時に上司から指摘を受けた件は「返信の最後が私ではないから」ではなく「進捗報告が遅い」「こまめな連絡がない」ということでした。

 

仕事においてメールは、相手と仲良くなるためのツール、ではなく仕事を効率化するためのツールとしての意味が大きいものです。

 

最後に送るのはどっち？と悩む前にまず、最低限仕事が進み易いように進捗状況の報告や、上司からの問いや指示には「なるはや」対応が鉄則です。

 

また、「終わり方」の印象よりも「言葉遣い」の方が印象に残りやすいものです。

 

話し言葉、タメ口、誤字脱字だらけでは、マナーを知らない・適当に返信しているという悪い印象を与えてしまいます。

 

基本は順番ではなくメールの内容で人は判断します。

 

上司用メールのおすすめ定型文を作っておく

自分から終わらせるために促すメール文章や、自分の印象を柔らかくしてくれるような文章を事前に用意しておくと便利です。

 

しっかりとした締めの文章で終わらせると、そのメールで完了できます。

 

また、良い締め方であれば相手で終えたとしても良い印象で終えることが出来ます。

 

例えば

「今後ともご指導くださいますよう、よろしくお願いいたします」

「お忙しい中、ご確認頂きありがとうございました。また相談する際にはご連絡させていただきます」

など。

 

その時々で「どんな返信が良いかな」と悩んでいるとそれだけでも早目の返信が出来ず、余計にメールに疲れてしまいます。

 

サクッと良い文章の返信が一番印象良いものです。

 

まとめ

いかがでしたでしょうか？

私の人生経験から得られる「学びや気付き」は以下の3つ。

 

• 基本自分から終わらせる
• 言葉遣いや返信の速さに気をつける
• 例文を用意しておく

 

 

「印象を悪くしないでメールのやり取りを終えたい」

 

そんなビジネスメールで悩んでいる方は、私の人生経験を参考にしてみてはいかがでしょうか？