これは入社2年目で仕事が増え始めたときに、非効率的な仕事のやり方と断り方を知らないことから仕事が溜まり残業地獄になった人生経験から学んだ気づきを記事にしたものです。
対象となる人
- 仕事が増えてきて困っている人
- 残業続きの現状を改善したい人
このような人に読んでほしいです。
特に他人の仕事も受けているせいで仕事が進まないと悩んでいる人には非常に参考になると思います。
この人生経験は
- 非効率的な仕事への対処法がわからない
- 残業続きの生活へ対処したい
- 仕事の断り方を知りたい
など仕事のやり方や選び方に関する悩みを解決するのに役立つと思います。
この人生経験から得られる学びや気づき
- ツールを使って効率化しよう
- 仕事に詰まった時は周囲を頼って良い
- 仕事の断り方を知る
この記事を書いた人
fa-address-book
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Contents
仕事の断り方とツールを活用して残業時間を月10時間減らした人生経験
新人時代に仕事を任され始めて、張り切る
入社して半年近く経った頃、新人研修が終わり本格的に業務をすることになりました。
私は仕事が始まるワクワク感からとても張り切っていました。
ケースケ
よし！できることを全部やっていくぞ！
そして、上司や先輩から任された仕事を必死にこなしていました。
最初のうちは、単純な作業の指示が多かったので効率化なんて全く考えず、ひたすら地道に作業をしていました。
しかし、効率化を考えずに作業をし続けることが出来たのは最初の数週間だけでした。
仕事の依頼を断れず、パンクしていく
張り切って仕事をこなしていた私ですが、少しずつ状況が変わってきました。
- 任される仕事量が増える
- 自分で多く考えて進めないといけない仕事が出てくる
このように”考えずただ手を動かす”という仕事のままでは仕事が終わらない状況になっていたのです。
そして、頼まれた仕事を何も考えず全て受けていた私は、自分で処理できる仕事量を超えた仕事を抱えていくようになりました。
仕事が溜まり、残業地獄になる
自分の限界を超えても増え続ける仕事を断ることが出来なかった私は、残業を増やすことで仕事を処理していました。
しかし、それだけですべて解決できず、仕事の納期に間に合わないことが増えてしましました。
上司や先輩から叱られることが増えていた私は、自分の能力が低いと思い落ち込む毎日を過ごすことに。
ケースケ
自分の能力が低いせいで仕事も終わらないし、周りに迷惑かけている。。。
断り方とツールを使って改善していく
そんな中、近くにいるほぼ毎日定時過ぎに帰る先輩と上司の会話が聞こえてきたのです。
上司
この仕事、今週中にお願いできるかな
優秀な先輩
他の仕事があるので、その仕事は納期までには終わらせません。
別の方へ依頼してください。
別の方へ依頼してください。
このように理由と共にきっぱりと仕事の依頼を断っていたのです。
はっきりと仕事の依頼を断る先輩を見て”自分の働き方に問題があるのではないか？”と疑問を持ちました。
そして残業時間を一時的に増やして周囲の人の仕事の仕方を観察したのです。
すると仕事ができる人は共通して以下のことをしていると気づきました。
- ツールを使って効率化する
- 少し調べ考えても分からなければ有識者に聞く
- 無理な仕事は受けない
特に優秀な人は自分でプログラムを作ってでも仕事を効率化しています。
そこでやっと自分の仕事の非効率さに気付き、効率化することを考え始めました。
そして、日々の業務から順番に効率化していくことで、余裕をもって仕事をできるようになってきました。
同時に、”断ることも悪いことではない”と気づきました。
引き受け納期を破られるのは断られることよりもはるかに困ります。
しっかりと理由と共に断るようにしてからは納期も守れていますし、残業もほとんどなくなりました。
また、上司から”自分の仕事量やスケジュールを考えて行動している”と評価されるようになりました。
仕事がこなせず残業地獄になった人生経験から得た気づき
では、前述した私の仕事の失敗から得た「学びや気づき」をお伝えします。
- ツールを使って効率化しよう
- 仕事に詰まった時は周囲を頼って良い
- 仕事の断り方を知る
1つ1つ説明していきたいと思います。
ツールを使って効率化しよう
まずは自分でできる業務効率化を考えましょう。
悲しいことに仕事は次々舞い込んできます。
そんな仕事に対応するには、少しでも仕事を効率化することが大切です。
どんなツールを使うか、どのツールが良いかなど始めは時間がかかってしまうと思います。
しかし、そうして考えた時間はその仕事以外にも必ず効果を発揮してくれます。
そのための投資時間として、ツールを使うための準備時間をしっかり確保しましょう。
ツールは誰もが共通して使えるように工夫されているものが多いので、残業の対処法として良いものが見つかるはずです！
仕事に詰まった時は周囲を頼って良い
ケースケ
自分の仕事だから自分で全部頑張らないと！
日本人の特徴でもありますが、責任感で上記のようなことを考えている人が多いです。
しかし、この考えが残業を増やしている原因です。
確かに自分で頑張らないといけない部分はあるでしょう。ただそれでもしんどい時は周囲の人を頼って良いのです。
今自分が真剣に迷っていることでも、周囲の人なら5分で解決！といったことは多々あります。
それだけでなく、誰かに相談することで物事を客観的に見ることができ、解決策が思いつくこともあります。
”一人で抱え込まず、周囲に助けを求めてみる” この対処法を意識して実践してみてください。
仕事の断り方を知る
”頼まれた仕事を断ることが出来ず、仕事が減らない”
こんな理由で仕事が減らず、残業だらけになってしまっている人はいませんか？
本人の優しさなどからくる発言なのでしょうが、自分の首を絞めるだけです。
自分を守るためにも、すべての仕事を無条件で受けるのはやめましょう。
ケースケ
この仕事は今の仕事終わってからじゃないとできません。
3日後から取りかかれるので、5日後完了でも良いでしょうか？
3日後から取りかかれるので、5日後完了でも良いでしょうか？
このように引き受けるときに自分の仕事に支障が出ない計画をしっかり相手に伝えてください。
そうすることで、急ぎの仕事であれば他の人へ頼むなどしてくれるでしょう。
もし自分が相手の依頼で残業しているのに依頼主が毎日定時に帰るようであれば、ただ利用されているだけです。
次回以降は自分の業務量を理由に断ってください。
まとめ
”仕事量は最小限に抑えて、効率化して早く終わらせる。”
これを意識して取り組み、今回紹介した方法を使い始めてから、私の平均残業時間は10時間は減りました。
そして、空いた時間の一部を使って仕事の技術を深めたり、更に効率化をすることに充てています。
最近は”残業は悪”という時代になっています。
仕事を効率化して、会社での評価も上げて自分の時間をしっかり楽しみましょう。
この記事を見て、行動したいと思ったのなら今日から自分の仕事を効率化することを考えて行動してください。
