仕事が効率よくできない?テンプレ化で仕事効率を10倍アップさせた3つの具体例
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これは、仕事を効率よくできないと悩んでいたぼくが、テンプレ化することで効率をアップさせた人生経験を記事にしたものです。

 

  • 仕事が遅い自分を変えたい
  • 仕事でもっと結果を出したい

 

このように思っている人が「仕事を効率よくできないという悩み解決ために」この記事を読んで欲しいです。

特に、社会人で「手当たり次第に仕事をしている」という人は、非常に参考になると思います。

 

ぼくが仕事が効率よくできないという悩みを解決させた人生経験は、

 

  • 周りの人よりもスピーディーに仕事をこなしたい
  • 効率を上げて、次々にタスクをこなせるようになりたい

 

と、考えている会社員の役に立つはずです。

今あなたが「仕事が効率よくできない」という悩み解決を目指しているなら、テンプレ化することで仕事を10倍早くすることができるという学びがあると思います。

 

この人生経験から得られる学びや気付き
  • 10秒かかるメールの文章は、テンプレ化すれば1秒になる
  • 10分の報告を1分にすれば、要点がまとまって伝わりやすい
  • 1時間の会議を10分にすれば、集中力が研ぎ澄まされる

 

この記事を書いた人

おんど
2018年にフリーランスとして独立。
WEBライター業をメインに、自身のコーヒーブログも毎日更新しています。 
フリーランス兼ひとり娘を育てる主夫としても、毎日奮闘中です。 
WEBライター/ブロガー/アフィリエイター/出張コーヒー屋さん/主夫など、幅広く活動させていただいています。
⇩ブログ等のリンクは記事の下にあります⇩

 

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テンプレがないために、無駄な時間をたくさん作ってしまっていた体験談

ぼくは、時間をかけて作業することこそ「正義」だと思っていました。

 

真面目で効率が悪い。でも「とにかく動く」がむしゃらに働き続けていた20代前半

仕事は時間をかけてじっくり取り組むもの。

そう考えていたぼくは「とにかく動く」「がむしゃらに働く」という働き方を続けていました。

 

  • 目の前のことに時間をかけて、しっかり取り組むことが仕事だ
  • 仕事をささっとすませるのは、働き方としてイマイチだ

 

もちろん、この考えが全て間違っているとは思いません。

ですが、当時のぼくは「時間をかけること」にフォーカスを当てていました。

 

結果的に「仕事が効率よくできない」と悩んでしまいましたが…。

 

おんど
時間をかけた仕事にこそ、価値があるものだ!

 

「働く」は時間をかけてなんぼ。効率化重視はズルい

もちろん「効率化」という言葉は知っていたし、効率の良い働き方に憧れていた部分はあります。

ですが、当時のぼくは変に頑固なところがありました。

 

  • 仕事に時間をかけるということは、誠意の表れ
  • 効率化ばかり気にしている人は、良い仕事から目を逸らしている

 

正直なところ、仕事効率化やテンプレ化を目指している人のことを、少し軽蔑していたのです。

というのも、自分は時間をかけてコツコツ働くのが好きなタイプ。

「仕事が効率よくできない」と悩むよりも、とにかく行動するのに気持ちよさを感じています。

 

自身の働き方を、効率化やテンプレ化にシフトすることができませんでした。

 

このような考え方や働き方を続けていたぼくですが、だんだんと「スピード感についていけなくなる」ことが多くなってしまいます。

この頃から、仕事効率化やテンプレ化を、少し意識し「仕事が効率よくできない」と悩むようになりました。

 

おんど
時間をかけて仕事をしているだけで、上司から良い評価がもらえるということも。

 

効率よく仕事するには?テンプレ化が重要と気づく

スピード感についていくためには、仕事効率化が重要です。

そして仕事効率化を進めるためには「テンプレ化」をすれば良いと気が付きました。

 

  • 仕事を「サボる」のではなく、より良い仕事をするためにテンプレ化は必須
  • 「楽をする」のではなく、短縮した時間は他の仕事や考え事の時間に当てる

 

このように考え、できることは全て「テンプレ化」していこうと考えます。

もちろん最初はうまくいきませんが、だんだんとテンプレ化に成功していき、着々と仕事を効率化できるようになっていきました。

「仕事が効率よくできない」という悩みも、だんだんと解決していきます。

 

おんど
無闇に全てテンプレ化するのではなく「要所要所」が大切です。

 

テンプレ化で仕事を効率よく進める。業務の大幅改善に成功

テンプレ化に慣れていったぼくは、効率化にハマっていきます。

細かいところから大きな部分まで、どうにかしてテンプレ化して、効率化できないかと考えるようになりました。

また、テンプレ化によって、仕事の取り組み方自体にも変化が生まれます。

 

  • 時間をかけるべき仕事に、集中して取り組むことができた
  • 仕事の優先順位を考えられるようになった

 

最終的には、テンプレ化で仕事効率化を図ることが楽しくなっていき、仕事にもやりがいを持てるという良い相乗効果に。

 

そしてテンプレ化による仕事効率化で、業績アップや成果を出すこともできるようになりました。

今でも、効率化を重視したり、いかにテンプレ化できないかと考えながら仕事に取り組むようにしています。

 

おかげで「仕事が効率よくできない」という悩みから解放され、気持ちよく働けるようになっています。

 

おんど
この頃のテンプレ化手法は、今でも役に立っていますし、これからも上達させていきたいところです。

 

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テンプレを作ったら、仕事の仕方が変わり10倍の効率化に成功した3つの具体例

では、前述した「テンプレを作ったら仕事効率化に成功した」3つの具体例をご紹介します。

ぼくは、以下の業務をテンプレ化することで「10倍」仕事を効率化させました。

 

  • 10秒かかるメールの文章は、テンプレ化すれば1秒になる
  • 10分の報告を1分にすれば、要点がまとまって伝わりやすい
  • 1時間の会議を10分にすれば、集中力が研ぎ澄まされる

 

ひとつひとつ、解説していきます。

「仕事が効率よくできない」と悩んでいる人は、参考にしてみてください。

 

10秒かかるメールの文章は、テンプレ化すれば1秒になる

まず、1日に何通もやり取りする人も多いであろう「メール」です。

メールの文章をテンプレ化してしまえば、費やす時間が10分の1になります。

 

  • 「お世話になります」などは「お」と打てば変換されるように「辞書登録」しておく
  • よく使う文章構成はメールの下書きに保存。それを編集して新しいメールに使い回す

 

さすがに全てのメールをテンプレ化することは難しいですが、やり取りの多い内容や単語はテンプレ化してしまいましょう。

 

10秒かかる文章を、1秒にするというのはかなり大きいです。

例えば30通メールをやり取りする人は、テンプレ化することによって「300秒→30秒」に効率化可能です。

 

10分の報告を1分にすれば、要点がまとまって伝わりやすい

上司への報告には、何分かけていますか?

だらだらと報告をするのは、上司もあなたも「もったいない時間」を過ごしてしまいます。

 

  • 報告はまず結論から。あとに理由付け。そのあと上司からの意見をもらう
  • 報告内容は、思いつきじゃない。しっかり内容を練って上司に話をする

 

上記のことを心がけてテンプレ化することで、10分かかる報告を1分まで短縮可能です。

テンプレ化のメリットは、時間短縮だけではありません。

 

要点をまとめておくことによって、報告したい内容をしっかり伝えられることができます。

 

報告の時間を短縮するだけでは意味がありません。

しっかり内容も伝えられて、時間短縮にもなるテンプレ化を目指しましょう。

 

1時間の会議を10分にすれば、集中力が研ぎ澄まされる

会議の時間を短縮することも、テンプレ化によって可能です。

正直、あなただけの力では難しいかもしれませんが、ぼくは自分ひとりでも実践しました。

会議は、実はテンプレ化しやすいです。

 

  • 主張→理由→意見を聞く、この流れをテンプレ化する
  • 会議内容は、あらかじめ出席者へ資料を送っておく

 

ありがちなのは、だらだらしてつい長時間になってしまうこと。

これを防ぐためにも、テンプレ化することがおすすめです。

 

また、会議はダラダラしてしまうと、結局何が大切だったのかが「ぼやけて」しまうことも。

会議内容をテンプレ化することでスピード感が生まれ、結果的に集中して取り組めます。

 

こちらひとりの取り組みでは難しい方法かもしれませんが、全員が取り組むことによって大幅な時短は可能です。

1時間かけていた会議が「10分」になれば画期的ですよね。

 

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要領が悪くて辛い?長所はあるし、成功できる。逆に自信になる5つの特徴

要領が悪かったり、仕事の効率がよくないのはマイナスに感じてしまいますよね。

でも、あまり気にしなくても大丈夫。

仕事の効率がよくないならよくないなりに、長所に考えることができたり、成功を収められます。

以下のチャンスを、理解するようにしてみてください。

 

  • 失敗から学ぶことができる
  • 挑戦の回数を重ねて経験にできる
  • 苦しみや悩みが成長を加速させる
  • 可愛がってもらえる
  • 要領が悪いのは真面目の裏返し
  • 手際が悪いが、丁寧さを兼ね備えている

 

詳しくは、引用元のサイトを参考にしてみてください。

ちゃんと自分の特性を理解して、認めてあげること。

そうすることで、要領が悪くても、効率が悪くても、長所と感じれたり成功を収めることができます。

 

まとめ

いかがでしたか?

テンプレ化すれば仕事効率化に繋がるという具体例は、以下の3つ。

 

  • 10秒かかるメールの文章は、テンプレ化すれば1秒になる
  • 10分の報告を1分にすれば、要点がまとまって伝わりやすい
  • 1時間の会議を10分にすれば、集中力が研ぎ澄まされる

 

「仕事を効率化して、生産性をもっと高めたい」

 

そう考えている社会人のあなたは、ぼくが実践したテンプレ化計画を参考にしてみてはいかがでしょうか?

就職や転職のタイミングで、働き方について考えてみると、自分をとても楽にするkとおができますよ。

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